「インターンシップに応募したいけど、メールって何を書けばいいんだろう…」

初めて企業にメールを送るとき、こんな不安を感じていませんか？友達へのLINEとは違い、ビジネスメールには独自のルールがあります。でも安心してください。基本の型さえ押さえれば、誰でも失礼のないメールが書けるようになります。

この記事では、インターンシップの申し込みメールの書き方を、コピペできる例文付きで徹底解説します。件名の付け方から署名の書き方、送信前のチェックポイントまで網羅しているので、この記事を読み終わる頃には自信を持ってメールを送れるようになるはずです。

インターンシップの申し込みメールが必要になる場面とは

インターンシップへの応募方法は企業によって異なります。多くの場合は就活サイトや企業の採用ページから応募フォームで申し込めますが、直接メールでのやり取りが必要になるケースもあります。

メールでの申し込みが必要になる主な場面は次の通りです。

企業の採用ページに「メールでお問い合わせください」と記載されている場合は、直接メールを送る必要があります。また、公式にインターンシップを募集していない企業に参加を打診したいときも、自分からメールで連絡することになります。さらに、就活サイト経由で応募した後に日程調整や質問のやり取りが発生することもあるでしょう。

つまり、就活サイトだけで完結すると思っていても、企業との直接的なメールのやり取りは避けて通れません。今のうちにビジネスメールの基本を身につけておくことが大切です。

申し込みメールの基本構成｜5つの要素をマスターしよう

ビジネスメールには決まった「型」があります。ここでは、インターンシップの申し込みメールに必要な5つの要素を順番に解説します。この型を覚えておけば、どんな場面でも応用が利きます。

件名──用件と名前を簡潔に

企業の担当者は毎日たくさんのメールを受け取っています。件名を見ただけで内容が分かるように、簡潔に書くことがポイントです。

良い件名の例はこちらです。

「インターンシップ参加申し込みのお願い（○○大学・山田太郎）」

このように「用件＋大学名・氏名」をセットで書いておくと、担当者がメールを探すときにも便利です。逆に「お問い合わせ」「ご連絡」だけでは何のメールか分からず、後回しにされてしまう可能性があります。

宛名──正式名称と敬称のルール

メール本文の冒頭には、宛名を記載します。宛名は「会社名→部署名→担当者名」の順番で書きましょう。

書き方の基本ルールとして、会社名は「（株）」と略さず「株式会社」と正式名称で書いてください。また、「株式会社」が社名の前につくのか後ろにつくのかも間違えやすいポイントです。必ず企業のホームページで確認しましょう。

担当者名が分かっている場合は「○○様」、分からない場合は「インターンシップご担当者様」または「人事部ご担当者様」と記載すれば問題ありません。

なお、「○○部御中　○○様」のように「御中」と「様」を併用するのはNGです。個人名が分かっている場合は「様」のみを使います。

挨拶と自己紹介──初めてのメールならではの書き出し

宛名の次は、挨拶と自己紹介です。初めてメールを送る相手には、その旨を伝える一文を入れましょう。

よく使われる書き出しの例として「初めてメールをお送りいたします」「突然のご連絡失礼いたします」などがあります。その後に「○○大学○○学部○○学科3年の山田太郎と申します」と名乗ります。

なお、2回目以降のやり取りでは「お世話になっております」という挨拶に変わります。状況に応じて使い分けましょう。

本文──志望動機と検討のお願い

本文では「なぜこの企業のインターンシップに参加したいのか」という志望動機を伝えます。ただし、長々と書く必要はありません。300〜400字程度で簡潔にまとめましょう。

本文に盛り込むべき内容は3つあります。まず、インターンシップへの応募を希望している旨を明確に伝えます。次に、なぜその企業に興味を持ったのか、どんなことを学びたいのかという志望理由を述べます。最後に、参加をご検討いただけますようお願いする締めの一文を入れます。

志望動機は使い回しではなく、企業ごとに書き分けることが大切です。その企業ならではの魅力や、自分との接点を具体的に書けると好印象につながります。

署名──連絡先をまとめて記載

メールの最後には「署名」をつけます。署名とは、自分の連絡先をまとめた情報のことで、ビジネスメールにおける名刺のような役割を果たします。

署名に記載する項目は、氏名（ふりがなをつけると親切）、大学名・学部・学科・学年、電話番号、メールアドレスです。必要に応じて住所を加えることもあります。

署名は罫線で区切ると見やすくなります。また、メールアプリの署名機能を使って登録しておくと、毎回入力する手間が省けて便利です。

【コピペOK】インターンシップ申し込みメールの例文集

ここからは、そのまま使える例文を紹介します。自分の状況に合わせて、必要な部分を書き換えて使ってください。

基本の申し込みメール例文

最もスタンダードな申し込みメールの例文です。募集要項を見て応募する場合に使えます。

件名：インターンシップ参加申し込みのお願い（○○大学・山田太郎）

株式会社○○○○
人事部 インターンシップご担当者様

初めてメールをお送りいたします。
○○大学○○学部○○学科3年の山田太郎と申します。

このたび、貴社のホームページにてインターンシップの募集要項を拝見し、ぜひ参加させていただきたくご連絡いたしました。

私は大学でマーケティングを専攻しており、将来は消費者の心を動かす商品企画に携わりたいと考えております。貴社の「お客様の声から商品を生み出す」という姿勢に深く共感し、実際の現場でその考え方を学ばせていただきたいと思っております。

つきましては、インターンシップへの参加をご検討いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田 太郎（やまだ たろう）
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：taro.yamada@xxxx.ac.jp
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募集がない企業へ問い合わせる場合の例文

公式にインターンシップを募集していない企業に、受け入れの可否を問い合わせるメールです。より丁寧な書き方を心がけましょう。

件名：インターンシップ受け入れに関するお問い合わせ（○○大学・山田太郎）

株式会社○○○○
人事部 ご担当者様

突然のご連絡失礼いたします。
○○大学○○学部○○学科3年の山田太郎と申します。

貴社の事業内容に強い関心を持ち、ぜひインターンシップとして就業体験をさせていただきたく、ご連絡いたしました。

私は現在、大学でプログラミングを学んでおり、将来はITの力で社会課題を解決する仕事に就きたいと考えております。貴社が手がける○○サービスは、まさに私が目指す方向性と合致しており、開発の現場を間近で学ばせていただければと思っております。

つきましては、インターンシップの受け入れが可能かどうか、ご検討いただけますと幸いです。もし実施予定がございましたら、詳細をお教えいただけますと大変ありがたく存じます。

お忙しいところ大変恐縮ですが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。

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山田 太郎（やまだ たろう）
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：taro.yamada@xxxx.ac.jp
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日程調整・返信メールの例文

企業から日程の連絡が届いた際の返信メールです。提示された日程を確認し、参加の意思を伝えます。

件名：Re:（元の件名をそのまま残す）

株式会社○○○○
人事部 ○○様

お世話になっております。
○○大学の山田太郎です。

インターンシップの日程についてご連絡いただき、誠にありがとうございます。

ご提示いただいた下記の日程で、ぜひ参加させていただきたく存じます。

・8月20日（火）10:00〜17:00　本社会議室

このたびは貴重な機会をいただき、ありがとうございます。
当日は精一杯取り組ませていただきます。
どうぞよろしくお願いいたします。

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山田 太郎（やまだ たろう）
○○大学 ○○学部 ○○学科 3年
電話：090-XXXX-XXXX
メール：taro.yamada@xxxx.ac.jp
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好印象を与える！メール作成時の5つのマナー

メールの内容だけでなく、送り方にも気を配ることで好印象につながります。ここでは、押さえておきたい5つのマナーを紹介します。

まず、返信はできるだけ早く行いましょう。理想は24時間以内、遅くとも翌営業日までには返信するのがマナーです。返信が遅れてしまった場合は「返信が遅くなり申し訳ございません」と一言添えると丁寧です。

次に、送信する時間帯にも配慮が必要です。企業の営業時間内、具体的には9時〜18時頃に送るのが無難です。深夜や早朝の送信は避けましょう。どうしても夜に作成する場合は、翌朝に送信予約をしておくと安心です。

また、誤字脱字は必ずチェックしてください。特に会社名や担当者名の間違いは失礼にあたります。送信前に声に出して読み返すと、ミスに気づきやすくなります。

さらに、適度な改行で読みやすくすることも大切です。2〜3行ごとに改行を入れ、話題が変わるところでは1行空けると読みやすくなります。

最後に、履歴書などの添付ファイルが必要な場合は、添付忘れがないか確認しましょう。送信後に「添付ファイルを忘れていました」と再送するのは印象が良くありません。

やってはいけない！NGメールの例と失敗パターン

せっかく志望動機を考えても、基本的なマナーが欠けていると台無しになってしまいます。ここでは、よくある失敗パターンを紹介します。

件名が空欄、または「お問い合わせ」だけで具体性がない場合は、何のメールか分からず開封されない可能性があります。必ず用件と名前を入れましょう。

敬語の間違いも要注意です。メールでは「貴社」を使いますが、面接など話し言葉では「御社」を使います。また「了解しました」はビジネスでは避け、「承知いたしました」「かしこまりました」を使うのが適切です。

改行がまったくない長文メールも読みにくい印象を与えます。パソコンで読むことを想定し、1行30文字程度で改行を入れると見やすくなります。

署名を忘れるケースも意外と多いです。署名がないと、担当者が返信する際に連絡先を探す手間がかかってしまいます。

これらのミスは「確認不足」という印象を与えてしまいます。送信ボタンを押す前に、必ず見直す習慣をつけましょう。

企業から返信が来たら？その後の対応も押さえよう

無事にメールを送れたら、次は企業からの返信への対応です。状況別の対応ポイントを押さえておきましょう。

採用の連絡が届いたら、まずはお礼のメールを送ります。「このたびはインターンシップへのご採用、誠にありがとうございます」と感謝を伝え、「精一杯取り組みたいと思います」と意気込みを添えると好印象です。

日程調整のメールが届いた場合は、提示された日程のどれに参加できるかを明確に返信します。複数の候補がある場合は、参加可能な日程をすべて記載すると親切です。

やむを得ずインターンシップを辞退する場合は、できるだけ早く連絡することが大切です。辞退の理由を簡潔に伝え、丁寧にお詫びしましょう。「せっかくの機会をいただいたにもかかわらず」と残念に思う気持ちを添えると誠意が伝わります。

いずれの場合も、返信メールの件名は「Re:」をつけたまま元の件名を残すのが基本です。件名を変えてしまうと、担当者がメールを追いにくくなってしまいます。

まとめ

インターンシップの申し込みメールは、企業との最初の接点となる大切なコミュニケーションです。基本の構成は「件名→宛名→挨拶・自己紹介→本文（志望動機）→署名」の5つ。この型を押さえれば、どんな場面でも応用が利きます。

今回紹介した例文をベースに、企業ごとの志望動機を自分の言葉で書き加えてみてください。最初は時間がかかるかもしれませんが、何度か書くうちにスムーズに作成できるようになります。

まずは一通、送ってみることから始めましょう。ビジネスメールのスキルは、インターンシップだけでなく就活全体、さらには社会人になってからも役立つ一生モノの力になります。